2024优秀案例丨深圳市建设项目全生命周期数智化归档与协同管理平台建设

随着工程建设数字化管理的不断深入，越来越多的工程文件以电子文件形式直接在业务系统中生成，纸质文件逐渐减少。2023年10月，住建部开展了工程建设项目全生命周期数字化管理改革的试点工作，旨在推动工程建设领域的数字化转型。现代城建档案工作中，电子文件的高效管理和共享利用将会越发重要。

在“新城建”和“一数一源”理念的指导下，深圳市城市建设档案馆全力推进“全市域、全链条、全周期”深圳市建设项目全生命周期数智化归档与协同管理平台的建设和应用。以充分开发和利用数据资源、促进数据共享流通、实施全生命周期治理为目标，深入开展工程建设项目全生命周期档案数据模型与共享利用研究，创新工程建设项目全生命周期数智化归档模式，实现了跨区、跨部门城建档案数据共享融合利用，为深圳市城建档案协同治理注入了新活力，为城市建设的高质量发展提供了有力支撑。

深圳市城市建设档案馆基于“新城建”和“一数一源”理念，一是梳理了建设工程文件产生涉及的多个部门和工程参建的各方企业，形成了可追溯的电子文件归档规范和建设工程文件全生命周期数据模型；二是通过构建建设项目全生命周期数智化归档与协同管理平台，聚焦建设项目全生命周期数据汇聚和业务协同，建立了工程项目从招投标、设计、施工、验收、归档等全生命周期数据链条，将分散、多源的档案数据进行关联融合和科学管理，创新建设项目档案全过程数智化管理，实现了住建领域各业务环节电子文件“伴随式”归档模式以及跨部门电子文件共享利用，全面赋能深圳市城建档案馆的数字化转型，最终实现对工程项目的一体化管控。

1 建设项目全生命周期数据汇聚治理

1.1明确建设项目全生命周期关键节点

遵循《深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南》（2022新版），深圳市城市建设档案馆结合实际业务需求，将工程建设项目全生命周期节点划分为如下：项目立项登记、用地规划、工程规划、招投标及合同、设计审查、施工许可、项目施工、竣工联合验收、项目归档9个阶段。

1.2构建建设项目全生命周期数据模型

以可追溯的电子文件归档和共享利用为出发点，构建“建设项目-生命周期节点-事项或工程专业-文件聚合-文件”五级结构的建设项目全生命周期档案数据层级结构。在此基础上，对建设项目各生命周期节点需要采集的关键信息、各节点需要归档的电子文件以及电子文件之间的关联关系进行深入研究，构建了建设项目全生命周期档案数据模型。如图1所示。

图1 工程建设项目全生命周期档案数据模型

基于数据模型制定了存量建设项目档案治理规则和增量电子文件归档规则，以及与其他数据库的关联规则，如住建业务的项目基础库、企业库、人员库、房屋建筑基础库，为搭建工程建设项目全生命周期档案数据共享库、建设项目全生命周期数智化归档与协同管理平台提供有力的支撑。

1.3促进全生命周期数据归集与数据库建设

依据科学设计的建设项目全生命周期电子档案归档规则，将跨部门、分散于各个业务管理系统的不同数据，以建设项目为主线，通过项目建设的各个环节进行串联，实现对分散、多源的城建档案数据的关联融合，形成涵盖从立项、用地、规划、设计、招投标、合同、施工、监督、检测、验收、归档等环节的建设项目全生命周期数据汇聚至平台进行统筹管理，如图2所示。

图2 工程建设项目全生命周期档案数据融合

深圳市城市建设档案馆协同工程建设项目各方参建单位、住建相关业务部门等持续建设完善城建基础信息数据库、全生命周期档案数据库、档案空间数据库、竣工档案文件数据库等。推进工程建设项目全生命周期档案数据共享库建设，实现与深圳市“智慧住建”的企业库、人员库、项目库、信用库“四库”全面数据融合，实现与地块、建筑物、小区物业等基础数据相融合，实现档案数据资源一次归集、多处应用，如图3所示。目前主要完成与住建项目基础库和房屋基础库的关联，一是以住建项目基础库为匹配底数，通过国家统一项目编码、施工许可年度序列号、项目名称、建设单位等关键信息与工程建设项目档案进行关联匹配清理，二是以房屋建筑工程档案拆分建筑物为匹配底数，通过建筑物唯一编码与房屋基础库关联匹配，最终将全生命周期工程文件和各类竣工图为市住建各部门提供利用。

图3 档案数据融合应用

2 建设项目全生命周期数智化归档与协同管理平台建设

2.1总体架构Q

以工程建设项目全生命周期档案数据模型及归档规则和档案数据共享机制为指导，深圳市城市建设档案馆提炼出“1+2+5+N”总体架构，“1”是深圳市工程建设项目全生命周期数智化归档与协同管理平台；“2”是开发项目级应用、市区级应用；“5”是创建城建基础信息数据库、全生命周期档案数据库、档案空间数据库、竣工档案文件数据库、共享数据库；“N”是面向档案工作前置、电子文件归档、跨区共享利用、工程质量协同监管等多个业务场景。如图4所示。

图4 总体架构

（1）建设1个共享平台

建设全市统一标准的深圳工程建设项目全生命周期数智化归档与协同管理平台，实现对工程建设项目档案从立项到档案验收全生命周期的档案归集、管理、共享利用。

（2）开发2级应用

项目级应用：围绕提升工程建设的质量、安全和进度管理，实现建设、勘察、设计、施工、监理等各方参建单位和工程质量检测等经授权相关单位之间的在线业务协同，并形成实时、真实、可靠的工程建设管理数据和档案。

市区级应用：基于全市、区分级城建档案管理机构一体化管理的基础上，开展全市工程建设项目全生命周期各类文件的云管理、存贮、归档和共享。

（3）更新5个数据库

融合文件级应用数据，建设和更新各类档案基础信息数据库、全生命周期档案数据库、档案空间数据库、竣工档案文件数据库、共享数据库5大档案数据库，夯实全市建设工程档案资源管理和共享利用的基础。

（4）集成N个应用场景

档案工作前置：将工程档案采集纳入建设工程管理流程中，使档案和业务环环相扣，实时了解工程进度形成的文件，及时进行监督指导，保障档案数据的真实性、完整性，提高档案数据质量。

电子文件归档：对建设工程文件的归档模式、归档存储格式、元数据管理、“四性检测”等关键技术进行研究，降低建设单位的重复归档率，减轻建设单位的负担，实现电子文件归档规范化和档案数据质量的管控，，为推动工程建设项目全生命周期数字化管理提供支撑。

跨区共享利用：通过城建档案共享平台的建设，初步实现市区两级、住建各业务部门之间的工程建设项目档案共享查询与利用，打破了项目档案信息壁垒，进一步挖掘了数据资源的潜在价值，为城市规划、建设和管理提供了更为全面、准确的信息支持。

工程质量协同监管：实现对分散、多源的工程文件按项目生命周期进行关联融合，将档案数据中发现的问题及时反馈到工程建设项目现场，使得档案数据在项目建设过程中发挥实时指导和监控作用，通过档案管理促进项目管理的整体水平提升。

2.2创新“伴随式”归档模式

通过与业务系统对接，平台可以自动关联工程建设项目的审批数据，实时接收由业务系统生成的各业务阶段的电子文件，并进行自动归档处理，从而实现了业务事项档案的“随办随归”高效管理模式。目前，招投标、勘察设计、施工许可、联合验收、消防审查等业务中的7个主事项及其25个子事项的电子文件，以及施工图审查业务、建设工程检测报告类电子文件，均已实现数字化和智能化归档。

2.3实施全流程电子文件归档

利用工程建设项目档案在线收集功能，通过流程化、信息化、规范化的系统设置，服务于建设、勘察、设计、施工、监理等各参建单位。系统全面覆盖从项目立项到档案验收的工程建设项目全流程，确保各单位可通过系统按照项目全生命周期节点分阶段有序地进行项目材料归档工作，如图5所示。

图5 工程建设项目档案在线收集

在项目立项阶段，深圳市城市建设档案馆提前介入工程档案材料的管理，确保从项目起始阶段就有序、规范地收集、整理和保存相关文件。并在项目全生命周期的每一个节点阶段，加强对参建单位档案工作的监督、检查和指导，实现对各环节应归档文件的精细控制，确保项目电子文件与建设进度同步，实时更新和归档。

2.4提升数字档案协同治理能力

（1）强化城建档案资源融合共享、及时利用

以深圳市城市建设档案馆相关的横向政府部门和纵向参建机构间档案信息资源的共享利用需求为导向，研究制定工程建设项目档案数据共享机制，纳入深圳市住建局资产管理平台，创新档案资源互联互通、综合利用服务，如图6所示。

图6 城建档案数据融合利用

平台提供多种共享查询方式，满足各部门的不同查询需求，包括全文检索、条件查询、目录查询功能，可以实时查看、更新项目文档和信息，确保信息的准确性和一致性。同时还以查询服务接口方式向深圳市住建局全局发布，各住建部门可根据需求通过深圳市住建局资产平台使用“国家统一项目编码”“建筑物唯一编码”等搜索词，申请利用对应的城建档案资料。

（2）深化城建档案治理多元协同、共建共享

平台依托“政务云”，建成基于市区两级城建档案管理机构的协同管理系统，使区级城建档案管理机构不再需要单独建设城建数字档案室系统，打破了各馆室间的数据壁垒，实现共建共享。

平台联合多方建设主体和档案联合验收相关单位，以工程建设项目全生命周期档案数智化归档构造扁平化、网络化、多中心化的档案治理体系，促进局馆协同、档企合作，业务数据和档案数据互联互通，增强城建档案治理合力。

1数据深度融合，建立档案数据共享库

平台以深圳市城市建设档案馆工程建设项目竣工档案数据为基础，对接“智慧住建”数据、建造主题库数据、地理空间数据等，将档案、属性、图片、视频等多源异构数据进行融合治理。以工程建设项目为核心、围绕全生命周期节点实现数据汇聚，形成共享数据库，实现跨地区、跨部门工程建设项目档案数据资源的共享利用，在深入挖掘档案资源，提升档案精准利用服务能力方面有着积极作用。

2档案随办随归，业务电子文件自动归档

平台通过与业务系统对接，关联工程建设项目审批数据，实现项目相关的各审批业务办结后及时自动化、智能化归档，实现了工程建设项目业务电子文件的随办随归、及时发布利用。在加强工程建设项目档案管控的同时，减少重复收集造成的资源浪费和数据冗余，提升数据重复利用率和应用水平，实现建设工程文件的多向赋能。

3创新工作模式，协同治理主动服务

平台将城建档案管理机构需求和企业需求统筹考虑，突出建设、勘察、设计、施工、监理单位等各方参建单位和有关政府部门对工程建设项目档案的协同管理，通过档案业务协同、档案数据共享、档案实时监管，在线完成多方参与的过程验收、竣工验收和档案验收，形成相互监督、同向发力的工程建设项目档案管理和质量管控机制。在这一过程中，城建档案馆将档案管理工作前置，对项目建设各个阶段的档案材料进行及时跟踪和业务指导，深圳市城市建设档案馆的工作模式由被动服务向主动服务转变。

深圳市建设项目全生命周期数智化归档与协同管理平台以深圳市工程建设项目档案为基础，开展工程建设项目全生命周期数据模型、归档规则以及共享利用的研究，实现了跨地区、跨部门工程建设项目档案数据资源的共享利用和业务协同，真正做到了“一次建设、多方共享”，解决了“信息孤岛”问题，提升了档案数据价值。该平台为全国其他城建档案馆关于城建档案数据数智化管理和共享利用方面的研究提供借鉴，展现出良好的经济效益、社会效益。

1经济效益

一方面，平台建立工程建设项目档案数据资源共享库，实现了与住建基础数据库、主题库、地理空间数据库等信息的互联互通、交换共享，为深圳市城市建设相关的政府职能部门以及企业、群众等提供工程建设项目档案信息利用，实现数据资源一次归集、多处应用，通过数据资源共享促进业务协同工作，避免资源的浪费和重复投入。

另一方面，平台的一体化架构实现不同层级、不同区域城建档案管理机构在同一平台的协同共建和资源共享，打造了流程统一、要素集成、管控一体的工程建设项目档案管理体系，提高了工作效率，降低了行政管理成本和系统建设对接成本。

2社会效益

2.1提升了档案管理效能

平台实现了对工程建设项目档案从立项到档案验收的收集管理、成果展示，真正实现了对工程档案的全生命周期管理，有效解决工程建设项目档案归档不齐全、档案质量不高的难题。为深入挖掘档案资源，提升档案精准利用服务能力打下了坚实的数据基础。

2.2强化了档案监管能力

平台实现对工程建设项目全生命周期档案的全过程跟踪管理，实时监控工程建设项目进展情况和档案收集状态，能够及时发现和反馈工程建设项目过程中出现的问题，为加强项目质量和安全监管提供有力支持。